Mcloudの機能

会議管理

理事会運営に、こんなお悩みありませんか？

（理事）議題が多く、いつも予定の時間に理事会が終わらない…
（理事長）効率よく、スムーズに理事会を運営できないかなぁ。

Mcloudで解決！

理事会で議論する「議題」に関する情報やコメントなどをクラウド上で一元管理できる「会議管理」機能が無料でご利用いただけます。
理事会前にアジェンダを作成し、理事メンバーに情報を共有することができます。
理事会中は、事前に作成した議題を見ながら、会議を進行し、議題に関する発言者のコメント登録が可能です。
理事会後には協議結果のコメントを見ながら、効率的に議事録を作成することができます。
オンライン上に議事録を蓄積していくことで、過去に実施した対応履歴を容易に検索、閲覧することが可能です。

便利機能

理事会運営をサポートする会議管理機能の一部をご紹介します。

機能01 管理者向け

会議管理を利用した理事会運用フロー

会議管理を利用した理事会運用フローの一例をご案内します。

（1）理事会前
理事会等の会議日程を入力後、議題を追加し、アジェンダとしてメンバーに共有。

（2）理事会中
作成した議題をもとに理事会を行い、理事会中に協議した内容を登録したり、宿題を残します。

（3）理事会後
議題に登録した協議結果等の記録を見ながら、議事録案を作成。理事メンバーにオンラインで確認依頼が出せます。
コメントや「いいね」機能で議事録案へのフィードバックを集約でき、効率的に議事録が作成できます。

活用シーンでもご紹介していますので、あわせてご確認ください。活用シーン「理事会運営で使える」はこちら

理事会前のシーン
機能02 管理者向け

会議ページの作成

会議ページは、会議（理事会）ごとに作成します。
作成画面では、「会期」「会議名」「開催場所」「開催日時」「公開範囲」などの情報を入力します。
前回の会議の議題を継続して話し合う場合は、過去の議題を今回の議題に追加することが可能です。
また、会議ページ単位で、閲覧可能なメンバーを指定したり、会議ページが登録されたことを通知するメールを配信することができます。

前回の会議の議題を継続して話し合う場合は、過去の議題を今回の議題に追加することができます。
機能03 管理者向け

議題の作成

議題ページは、会議で話し合う「報告事項」や「検討事項」などを必要な数だけ登録していきます。
議題には、「議題名」「議題内容」「添付ファイル」の登録が可能な他、議題が追加されたことを関係者に通知するメールも配信することができます。
また、各議題に対して会議中の発言をメモしたり、各理事会終了後の議事録を残したり、発生した宿題やその対応内容などを登録することができ、複数の会議にわたり議論される対応策検討のプロセスを時系列で確認できます。

議題ごと、会議中の発言をメモしたり、宿題を登録することができます。
機能04 管理者向け

アジェンダ・議事録案の登録

アジェンダ
会議で話し合う全ての議題を作成後、「会議」ページの内容と「議題」を反映したアジェンダを作成し、理事メンバーにオンラインで共有できます。

議事録
議題に登録した協議結果等の記録を見ながら、議事録案を作成し、理事メンバーにオンラインで確認依頼が出せます。メンバーの承認後はステータスを「承認済み」に変更して保存できます。

アジェンダ及び議事録案の登録後は、PDFとしてダウンロードすることができますので、印刷して関係者に配布することも可能です。

議事録ステータスの変更やアジェンダまたは、議事録どちらで登録するかを選択することができます。
機能05 管理者向け

検索機能

「会議」や「議題」、「会期」「議事録ステータス」「カテゴリ」「開催日」から、過去の議事録を検索することができます。理事会役員の代替わりや、管理会社フロント担当者の変更があっても過去の協議プロセスや対応方法が簡単に確認できます。

豊富な検索機能で、過去の議事録を簡単に探すことができます。